Cartão CNPJ com QR Code: A nova exigência dos cartórios

Publicado em 16 de janeiro de 2025

Você foi fazer um registro no cartório e, na hora de apresentar o Cartão CNPJ da sua empresa, disseram que precisa ser um documento com QR Code? Se você achou estranho, não é só você.

Mas calma, isso não é frescura. Tem uma razão muito importante por trás dessa exigência e, no fim das contas, isso protege tanto você quanto o cartório.

Por que os cartórios estão fazendo isso

Os cartórios têm uma responsabilidade gigante: dar fé pública aos documentos. Isso significa que eles precisam ter certeza absoluta de que tudo que está sendo registrado é verdadeiro e legítimo.

Nos últimos anos, fraudes com documentos empresariais aumentaram muito. Pessoas criando CNPJs falsos, alterando PDFs ou usando dados desatualizados para conseguir registros indevidos.

Quando o cartório aceita um documento fraudado, ele pode ser responsabilizado judicialmente. Por isso, a exigência de documentos com verificação digital não é implicância, é proteção.

O que mudou

Antes, bastava apresentar um PDF do Cartão CNPJ baixado da Receita Federal. O tabelião olhava, conferia os dados e pronto.

O problema é que qualquer pessoa com um editor de PDF consegue alterar informações. Trocar endereço, mudar situação cadastral, inventar sócios. E o cartório não tinha como saber se aquilo era real ou não.

Agora, com a exigência do QR Code, o tabelião escaneia o código e acessa uma página de verificação que mostra os dados oficiais do documento. Se algo foi alterado, não bate. Simples assim.

Como funciona o QR Code de autenticidade

O QR Code não é só um enfeite bonito no documento. Ele é um link único que conecta aquele PDF específico a um registro digital.

Quando você emite um Cartão CNPJ com QR Code, o sistema gera um identificador único para aquele documento. Esse código fica armazenado junto com todos os dados da empresa: razão social, CNPJ, endereço, data de emissão, situação cadastral, tudo.

O QR Code aponta para esse registro. Quando alguém escaneia, vai direto para uma página que mostra esses dados oficiais.

É impossível falsificar?

Não existe nada 100% impossível, mas falsificar um documento com QR Code é extremamente difícil.

Se alguém alterar qualquer informação no PDF, o QR Code vai continuar apontando para os dados originais. Na hora da verificação, o tabelião vai ver que o documento apresentado não bate com o que está no sistema.

Para fraudar, a pessoa teria que hackear o sistema e alterar o registro no banco de dados. O que é muito mais complexo do que simplesmente editar um PDF comum.

Quais cartórios estão exigindo

A exigência ainda não é obrigatória por lei em todo o Brasil, mas muitos cartórios já adotaram como política interna. Principalmente para atos que envolvem:

• Registro de contratos sociais
• Alterações contratuais
• Abertura de filiais
• Procurações empresariais
• Registros de imóveis em nome de empresas
• Escrituras públicas

Os cartórios das grandes cidades foram os primeiros a adotar. Mas a tendência é que se espalhe para todo o país nos próximos meses.

O que fazer se o cartório exigir

Se você chegou no cartório e só tem o documento comum, sem QR Code, provavelmente vão pedir para você voltar com o documento correto.

Não adianta discutir ou tentar convencer. O tabelião tem autonomia para decidir que tipo de documento aceita e, se a política deles é só aceitar com QR Code, não tem jeito.

A boa notícia é que emitir um Cartão CNPJ com QR Code é rápido. Você não precisa ir até a Receita Federal ou fazer nada complicado.

Existem plataformas online que geram o documento oficial, com dados da Receita Federal, e incluem o QR Code de autenticidade automaticamente. Em menos de 2 minutos você tem o PDF pronto para apresentar.

Vai sempre precisar?

Depende do cartório. Alguns ainda aceitam o documento tradicional, outros já exigem o QR Code. Para não correr risco de perder viagem, o melhor é sempre ir preparado com a versão verificável.

Vantagens além do cartório

O interessante é que, uma vez que você tem o Cartão CNPJ com QR Code, ele serve para várias outras situações:

Bancos e financeiras: Muitas instituições já preferem documentos com verificação digital para abertura de contas e aprovação de crédito.

Licitações e contratos: Empresas que participam de processos licitatórios ou assinam contratos com grandes empresas precisam comprovar regularidade. Documentos com QR Code são aceitos sem questionamento.

Processos trabalhistas: Se você precisa apresentar documentos da empresa em processos na Justiça do Trabalho, a verificação digital agiliza e evita pedidos de autenticação adicional.

Fiscalização: Se a Receita Federal, Vigilância Sanitária ou qualquer outro órgão fiscalizador pedir comprovação de dados da empresa, o QR Code facilita a verificação na hora.

A diferença entre o QR Code e documentos comuns

Vamos deixar claro: o QR Code não muda as informações do documento. Os dados continuam sendo os mesmos da Receita Federal.

A diferença está na camada de segurança e verificação.

Um PDF comum pode ser editado, alterado e reimpresso sem que ninguém perceba. Já o documento com QR Code tem uma trilha digital que permite verificar autenticidade em tempo real.

É como a diferença entre uma nota de dinheiro falsa e uma verdadeira. A informação impressa pode parecer igual, mas uma tem elementos de segurança que a outra não consegue replicar.

Quanto custa ter um documento com QR Code

Aqui vai uma informação importante: você não precisa pagar caro por isso.

Alguns cartórios e despachantes cobram valores absurdos para emitir documentos com QR Code, como se fosse um serviço especial. Mas a verdade é que o processo é totalmente automatizado.

Existem plataformas que emitem o Cartão CNPJ oficial, com QR Code de autenticidade, por valores acessíveis. Você paga apenas pelos créditos de consulta e o documento vem pronto.

Não faz sentido pagar R$ 50, R$ 100 ou mais para um despachante emitir algo que você mesmo pode fazer em minutos.

Como garantir que o documento será aceito

Para não ter problemas no cartório, siga essas dicas:

1. Emita o documento no dia ou véspera: Documentos muito antigos podem ser questionados, mesmo com QR Code
2. Verifique se o QR Code está funcionando: Antes de ir ao cartório, escaneie e veja se o link de verificação abre corretamente
3. Leve impresso e digital: Alguns cartórios preferem anexar o digital ao processo, outros querem o papel. Melhor ter os dois
4. Confirme os dados: Verifique se todas as informações estão corretas antes de apresentar

O que esperar no futuro

A tendência é que o QR Code se torne padrão para todos os documentos oficiais de empresas. Não só CNPJ, mas certidões, alvarás, licenças e registros em geral.

A tecnologia já existe e está sendo adotada aos poucos. A resistência vem mais de quem está acostumado com o jeito antigo de fazer as coisas.

Mas assim como hoje ninguém mais aceita cheque sem verificação ou documento sem CPF, em breve vai ser estranho apresentar um Cartão CNPJ sem QR Code.

Conclusão

A exigência de Cartão CNPJ com QR Code nos cartórios não é capricho, é evolução. É uma forma de combater fraudes, proteger o patrimônio público e dar mais segurança para todo mundo.

Se você precisa fazer algum registro ou ato notarial envolvendo sua empresa, o melhor é já ir preparado com o documento verificável. Economiza tempo, evita volta e meia e mostra que você está antenado com as exigências atuais.

E o melhor: emitir esse tipo de documento é rápido, fácil e acessível. Não tem desculpa para ficar com documentos ultrapassados.